Tout savoir sur le fonctionnement d’une fédération étudiante !?

Retrouvez dans cet article l’interview d’Océane Ranjeva. Actuellement présidente de l’AGEMP, elle vous explique tout sur le fonctionnement de cette fédération étudiante qui regroupe plus d’une trentaine d’associations !

Salut Océane, peux-tu nous présenter l’AGEMP? 

Alors l’Association Generale Étudiante de Midi-Pyrénées est une fédération étudiante qui regroupe une trentaine d’associations. Notre objectif est simple : améliorer les conditions de vie des étudiants et leurs conditions d’études. Pour faire marcher cette fédé créée en 2013, le bureau de l’AGEMP est aujourd’hui  composé de 17 personnes.

Pour intégrer la fédération , il n’y a pas de sélection, mais une seule condition : être une asso étudiante de l’académie de Toulouse.

Quelles sont les grandes actions de ta fédé étudiante ? 

Les actions de la fédération sont regroupées en trois grandes catégories : 

1° Accompagnement des étudiants dans la vie associative 

Par exemple, on organise des formations à destination des membres de chaque asso. L’idée c’est qu’ils puissent monter en compétences, et ce, dès le début de leur mandat. Ensuite, notre fédération étudiante organise un suivi personnalisé de chaque asso et leur fournit des supports de communication.

Aussi, on stimule l’interaction entre associations sur le territoire. Enfin, on leur met également à disposition du matériel, c’est la « malle associative » qui contient des mégaphones, des wokes, des talkie -walkie, un camion…

2° Amélioration des conditions de vie 

L’objectif c’est d’envoyer des représentants étudiants dans toutes les instances de la vie étudiante de la région. Le but est simple : avoir des représentants étudiants et défendre les droits de tous. On est notamment présent aux Conseils du Crous, et de l’Université fédérale.

En parallèle, on a aussi mis en place un email sur lequel les étudiants peuvent écrire à notre fédération lorsqu’il recherche de l’aide ( pour leur appart / les cours / situations personnelles…) 

3° Mise en place d’évènements qui répondent aux problématiques des étudiants 

L’AGEMP organise de nombreux projets de solidarité, prête des ordinateurs pour les étudiants dans le besoin, ou encore, fournit des logements d’urgence… C’est également des évènements de dynamisation de la vie étudiante et de cohésion, comme la semaine de cohésion à la rentrée, le tremplin musical où le festival en octobre.

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En ce moment vous êtes sur le projet «  Bouge ta santé », qu’est-ce que c’est ? 

Effectivement. C’est la 5ème fois que notre fédération étudiante organise cet évènement !

L’objectif de Bouge ta santé est de sensibiliser les étudiants en faire de la promotion de la santé autour de 4 thématiques : la nutrition, le sport, les addictions et la santé mentale et la sexualité

Sur le terrain, c’est 4 semaines pleines avec un thème différent par semaine. Sur les campus des universités de Toulouse, on organise des conférences, des rencontres avec des intervenants. Enfin, le projet se termine par une grande soirée de clôture avec 500 étudiants. 

Comment mener un projet de cette envergure ? 

Déjà, il faut savoir qu’on a des formations sur la gestion d’événementiel à la fédé, ce qui facilite un peu la gestion de ce type de projet. Mais de manière générale, je dirais qu’il faut : 

Faire de la veille de projet 

C’est d’abord regarder si une autre asso ou fédé étudiante a les mêmes projets. Souvent, dans nos engagements associatifs, on a le sentiment d’être le début de tout, or c’est souvent une vision erronée. 

Bien souvent des projets similaires ont déjà été mis en place, et il faut que vous vous inspiriez de ces projets pour être efficace. 

À l’inverse, si votre projet est totalement nouveau, pour moi, l’essentiel est d’archiver tous les documents et de faire la liste des grandes actions à mener. 

Imaginer votre projet 

Ensuite l’étape c’est d’imaginer et budgétiser l’évènement en amont. Cette étape doit être faite au minimum 3 mois pour de gros évènements.

Au sein de l’AGEMP, on distingue cinq types de tâches globales ( la comm’ / les partenariats / la tréso / le contenu de l’évènement / l’administratif ). 

On place ensuite un référent par tâche qui va mener le pôle. 

Lire plus: 5 conseils pour réaliser une communication épatante !

Faire un rétroplanning 

Il est essentiel que vous fassiez un rétroplanning avec les échéances les plus importantes. Cette étape vous permet d’éviter d’être sous l’eau juste avant l’évènement, ce qui est souvent le cas dans les assos étudiantes. 

C’est ici que doit être pensée la communication de votre évènement. Une bonne comm’ se fait avant, pendant et après. Ces trois temps sont super importants, alors que trop souvent, la comm’ post-évent est négligée voire oubliée. 

Conserver la motivation des membres de votre fédé étudiante

Plus votre projet sera ambitieux, plus il regroupera de membres. Or le problème quand il y a beaucoup de personnes sur un projet, c’est de garder le même niveau d’investissement tout au long de la conception du projet. C’est pourquoi il faut que vous tentiez de garder un vrai esprit de cohésion.

Faire des archives 

Je ne le répéterais pas assez, mais l’archivage est vraiment l’élément clef pour la pérennité d’une fédération étudiante, et lui permet d’évoluer d’année en année. 

Pour ce faire, vous devez conserver un bilan écrit et archivé ; qui mentionne des conseils pour les autres années et répertorie les limites de votre évènement.

Par exemple, après Bouge ta Santé, on envoie un questionnaire de satisfaction aux bénévoles et à chaque intervenant pour essayer de trouver des points d’amélioration. 

Mais l’AGEMP regroupe plusieurs assos étudiantes, comment coordonner toutes leurs actions ?

Une force de l’AGEMP est que, bien souvent, ses membres étaient en asso avant. Cela permet de comprendre et d’anticiper les besoins des associations investies dans la fédération. Bien sûr, toutes les assos sont indépendantes ; l’AGEMP est d’ailleurs née parce que des assos ont voulu se réunir.

En début d’année, le Bureau est élu sur une profession de foi avec une politique générale. Ensuite, un gros travail de réflexion est initié avec toutes les assos. 

Aussi, une bonne communication en interne est primordiale. Pour ça, on a des moyens de communication interne : une conversation avec 2 administrateurs de chaque asso. D’ailleurs aujourd’hui, souvent un poste est spécialement créé pour coordonner l’asso avec l’AGEMP. Ensuite, c’est un drive avec documents et ordres du jour, des intras Facebook par thématique…

Enfin, notre fédé étudiante organise un véritable suivi de ses assos toute l’année. Chaque personne du bureau de l’AGEMP suit une ou plusieurs associations : il va à la rencontre de leurs membres ; se rend aux évènements qu’elles organisent… 

Aujourd’hui, quels conseils donnerais-tu à une fédération étudiante qui veut se lancer ? 

L’utilité d’une fédération est de porter un sujet d’envergure. Le but est d’aller au-delà de ce que peut faire une asso étudiante; il faut de la force pour mener des projets aussi importants. 

Évidemment, il est nécessaire de comprendre le fonctionnement d’une association : de voir les choses qui vont ensemble, celles qui ne marchent pas… c’est le cœur d’une fédération qui sera utile et efficace. Parce qu’au-delà de porter un projet, une fédé c’est surtout une philosophie qui permet de mettre en commun des forces.