Associations, voici 3 conseils pour améliorer
votre communication interne !
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Fondé en 1917 et connu pour sa célèbre devise “We serve”, le Lions Clubs International est un club de service qui réunit aujourd’hui plus d’1,4 million de membres dans 200 pays. Reconnu comme ONG par les grandes institutions internationales, l’objectif de l’association est de mener un maximum d’actions qui peuvent servir les causes prioritaires telles que le diabète, la vue, l’environnement, le cancer infantile et la lutte contre la faim.
Chaque club Lions est une mosaïque de personnalités et d’expériences, avec des membres de tous âges et de tous horizons. Cette diversité apporte de la richesse, mais peut également poser des défis en termes de communication interne. Pourtant, faire circuler correctement les informations est indispensable pour piloter avec efficacité l’ensemble de ses projets associatifs.
Alors comment ces clubs parviennent-ils à maintenir une bonne gestion malgré la variété de leurs membres ?
Dans cet article 100 % consacré aux associations, retrouvez 3 conseils pour améliorer la communication interne dans votre association !
Interview d’Elyette Ville, ancienne secrétaire et actuelle responsable de la communication et du Marketing du Lions Club La Ferté Bernard (District Ouest).
1. Considérez la diversité comme une force pour votre association
La diversité au sein d’une équipe est un atout précieux, il ne faut pas la considérer comme une menace, mais plutôt comme une opportunité. Cette diversité permet d’avoir des perspectives différentes et des expériences variées, ce qui est vital pour une communication interne efficace. Les personnes plus âgées apportent leur expérience et leur savoir-faire, tandis que les plus jeunes apportent leur vision innovante et leur maîtrise des outils de communication modernes.
Il est important de s’adapter aux tendances et aux besoins de chacun des membres de l’équipe. Par exemple, lors de nos réunions, nous avons remarqué que les plus jeunes préfèrent un format plus informel et moins contraignant, comme une réunion autour d’un café plutôt qu’un repas formel de plusieurs heures. Il est important de s’adapter à ces préférences pour favoriser l’implication de tous les membres.
Enfin, cette diversité d’âge au sein de l’équipe permet de constamment évoluer et de se remettre en question, ce qui est essentiel pour maintenir un dynamisme au sein du groupe. En accueillant la diversité d’âge, nous pouvons créer des ponts entre les générations et renforcer les liens entre les membres de l’équipe, ce qui est primordial pour une bonne communication interne.
2. Optimisez votre communication interne en réduisant le nombre de canaux que vous utilisez
Certaines associations font le choix d’utiliser de nombreux canaux différents pour communiquer avec leurs membres. De notre côté, nous avons fait le choix de limiter le nombre de biais que nous utilisons afin de simplifier la diffusion des informations au sein du club. Nous avons essayé par le passé d’utiliser plusieurs canaux pour communiquer mais nous avons constaté que, certains messages ne parvenaient pas à tous les membres.
En ce qui concerne la communication entre les membres, nous avons opté pour l’utilisation d’un unique groupe sur WhatsApp. Cela garantit que les membres de notre Lions Club ne manquent aucune information concernant nos réunions à venir et les projets en cours. De plus, cela facilite considérablement l’organisation des événements, car nous pouvons rapidement connaître la disponibilité de chacun à une date donnée.
Pour gérer l’administration, les décisions et les activités de notre association, nous avons créé un espace dédié sur Myassoc. Il s’agit d’une plateforme en ligne qui facilite la gestion de notre club, en permettant de stocker nos plannings d’événements, les comptes rendus de réunions, les cotisations des membres, les factures, etc. Cet outil est facile à prendre en main donc il convient l’ensemble de nos membres, peu importe leur âge. En résumé depuis que nous avons réduit le nombre de canaux que nous utilisons, notre communication interne est plus fluide et surtout plus efficace.
3. Mélangez décontraction et productivité lors de vos réunions
Les réunions statutaires de notre club sont organisées de manière récurrente, tous les deuxième et quatrième jeudis de chaque mois. De plus, nous avons la chance d’avoir un local à notre disposition, ce qui facilite grandement la mise en place de la réunion et réduit les frais engendrés. Cependant, si vous n’avez pas de local, il est important de trouver un endroit décontracté pour accueillir vos réunions.
Nous avons trouvé un équilibre entre une réunion décontractée et structurée, car l’un n’empêche pas l’autre. La réunion commence par un petit cocktail pour se détendre et discuter avec les autres membres, renforçant ainsi la cohésion. Le président du club annonce ensuite l’ordre du jour, ce qui permet à la réunion d’être efficace et de fluidifier l’organisation de nos projets.
Chaque membre sait exactement ce qui sera abordé durant la réunion et aussi le temps qu’elle va durer. De plus, nous votons les grandes décisions et projets au début de la réunion pour anticiper le fait que certains ne puissent pas rester aussi longtemps que les autres. Cela permet de valoriser l’opinion de chaque membre et de rendre notre communication interne encore plus efficace.
Retrouvez l’ensemble des actions du Lions Club de La Ferté Bernard sur son site internet et ses réseaux sociaux.
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