3 conseils pour améliorer l’organisation interne
de votre association !

Avec près de 140 membres, Prépa‘Rémois est la plus grande association étudiante de NEOMA BS Reims !

Son but ?

Promouvoir l’égalité des chances en organisant des ateliers, voyages, et sorties culturelles entre des jeunes issus de quartiers prioritaires (tutorés) et des étudiants de l’école (tuteurs).

Dans le cadre de cet article 100% assos étudiantes, Romane, Baptiste & Océane, membres du bureau 2022-2023 de PrépaRémois, ont répondu à plusieurs questions concernant le fonctionnement interne de cette asso qui compte près de 140 membres.

L’objectif: vous aider à améliorer l’organisation interne de votre association étudiante !

Lire plus : Association – 9 conseils pour trouver des entreprises partenaires ! 

1. Bonjour à vous trois, pour commencer, quelle est l’organisation interne d’une asso étudiante de cette taille ?

L’organisation interne d’une association étudiante est primordiale pour qu’elle fonctionne bien. À Prépa’Rémois, pour faire simple, il y a 140 tuteurs qui sont répartis en 10 pôles différents :

6 pôles tutorat

• Collège
• Seconde/Première
• Terminale
• ECT 1
• ECT 2
• PHARES (élèves en situation de handicap)

Et 4 pôles annexes : 

• Communication 
• Presse 
• Voyage 
• Démarchage  

Au grand bureau, il y a le respo de chaque pôle plus le petit bureau qui regroupe un président, deux vice-présidents, un secrétaire général et un trésorier. 

Enfin, chacun des VP supervise différents pôles de tutorat pour permettre aux responsables d’avoir un interlocuteur privilégié au petit bureau. 

2. Comment établissez-vous une bonne communication interne & cohésion entre vos 140 membres ? 

Pour une si grande asso, les deux enjeux principaux concernant l’organisation interne sont: la communication interne et la cohésion des membres. 

~ Fluidifier la communication au sein de l’asso ~ 

À Prépa’Rémois, nos membres communiquent grâce à des intras Facebook par pôle, mais également au travers de conversations Messenger sans les membres du bureau, afin qu’ils se sentent « moins surveillés ». 

~ Favoriser une cohésion d’équipe idéale ~ 

À ce niveau, on organise un week-end d’intégration avec tout le grand bureau et chaque pôle organise différents évènements pour stimuler la cohésion entre tous ses membres.

Mais c’est aussi des évènements tout au long de l’année :  

• Dès le début d’année, des ateliers de team building ( tuteurs + tutorés ) sont organisés par pôle afin que tout le monde se connaisse et puisse sympathiser. 

• L’asso organise aussi 4 voyages par an : le bureau, les tuteurs et les tutorés d’un pôle partent dans des villes étrangères.

C’est là qu’on apprend à les connaitre, à créer de vraies relations entre les membres de l’asso, mais aussi avec des tutorés. » 

• Des Olympiades à la fin des recrutements : le but c’est que tout le monde se connaisse en faisant des jeux et autres activités. 

Ce n’est pas si simple de trouver des activités pour autant de personnes… mais c’est le défi à se lancer pour bien commencer l’année !

Lire plus : Asso étudiante – 8 conseils pour créer une cohésion idéale ! 

3. Comment gérez-vous les problèmes internes de votre asso? 

C’est une très bonne question, car il s’agit d’un point crucial que les assos étudiantes ne doivent surtout pas négliger dans leur organisation interne.

Déjà, il faut savoir qu’à PR‘, tous les problèmes avec un, ou entre, des membres de l’asso sont directement pris en charge par les vice-présidents(es) de l’asso.

Cependant, l’enjeu c’est aussi de faire confiance aux respos de pôles, car on ne doit pas prendre leur place !

Aussi, vu que notre champ d’action comprend des personnes extérieures à l’association, on a mis en place un système de blâmes afin de pouvoir suivre l’investissement de chaque membre. Au moindre problème, ça nous permet de poser les limites ».

Pour finir, le / la président(e) peut aussi intervenir si nécessaire afin de régler les problèmes et de trouver un équilibre pour que tout le monde se sente bien dans l’asso.

Dans 5 ans, comment voyez-vous l’asso ? 

Déjà, notre premier objectif serait de faire connaitre l’asso en dehors de Reims. Par exemple, on aimerait bien qu’un média vienne tourner un reportage sur l’un de nos voyages. 

Aussi, il faudrait qu’on arrive à partir à l’étranger avec chaque pôle, ce qui n’est malheureusement pas encore le cas aujourd’hui.

Évidemment, à long terme, le fond de l’asso restera le même : inscrit dans les Cordées de la Réussite. Cependant, on est forcé de constater qu’encore peu de personnes connaissent le système des Cordées alors qu’il est vraiment bénéfique pour beaucoup de jeunes en difficulté. 

Lire plus : Association – Être président(e) de son asso, une expérience magnifique !