Comment réussir l’organisation de votre soirée de gala ? ?

Vous êtes une association étudiante et vous planifiez votre première soirée de gala ? Où êtes-vous simplement curieux de découvrir à quoi l’organisation de cet événement pourrait ressembler ? Alors, vous vous trouvez au bon endroit !

Comme vous le savez, Propale permet aux associations d’être mises en relation avec des fournisseurs certifiés et variés, pour qu’ils répondent rapidement à tous vos besoins. Et, cela peut vous faire économiser beaucoup de temps et d’argent, si vous prévoyez d’organiser un gala.

Mais quels éléments prendre en compte pour vous assurer que l’organisation de votre soirée soit optimale ? Dans cet article, nous proposons aux associations étudiantes 3 conseils pour organiser un gala inoubliable !

Constituez une équipe motivées

En tant qu’association étudiante, vous avez avec vous de nombreux étudiants plus motivés les uns que les autres. Et vous aurez besoin de leur aide si vous souhaitez que votre gala se déroule au mieux. C’est pourquoi, notre premier conseil et le suivant : assurez-vous de leur disponibilité et constituez une équipe de membres volontaires et énergiques.

En effet, il est primordial que votre équipe puisse s’investir autant que vous dans l’organisation de votre gala. Sinon, vous pourriez rapidement vous retrouver submergé par le travail. Gardez à l’esprit que préparer un gala, c’est avant tout un travail d’équipe ; vous devez donc pouvoir compter les uns sur les autres!

Pour finir, n’oubliez pas de récompenser les membres de votre équipe en contrepartie de leurs efforts  ! Par exemple, vous pourriez leur offrir des consommations supplémentaires durant la soirée, une réduction sur le prix de leur billet … Un petit geste de votre part restera aussi un excellent moyen de les encourager en cas de difficulté !

Définissez précisément votre soirée de gala

Maintenant que vous avez constitué votre équipe grâce à votre association étudiante, place à la réflexion !

Sous la forme d’un brainstorming, échangez vos idées afin de définir précisément le type de gala que vous souhaitez organiser. Pour réussir cette étape, soyez à l’écoute les uns des autres, et créez une atmosphère agréable et sans gêne. Ainsi, vous stimulerez la créativité de votre équipe, ce qui encouragera chacun d’entre vous à partager son avis.

Lors de cette séance, vous devrez réfléchir sur plusieurs points :

Votre budget:

Lorsque vous organisez un gala, définir votre budget est une étape cruciale. En effet, une fois que vous l’aurez établi, vous pourrez plus facilement choisir le thème de votre soirée, le lieu où elle se déroulera… ainsi que les fournisseurs adéquats.

À moins qu’il s’agisse du premier gala que prévoit votre association, essayez de vous référer aux budgets alloués aux éditions précédentes. Cela vous permettra de déterminer les postes pour lesquels votre association avait trop ou pas assez dépensé.

De plus, vous ferez surement face à des dépenses imprévues. C’est pourquoi nous vous conseillons de prévoir une petite enveloppe supplémentaire (500-1000€) au cas où vous devriez les régler.

Le thème de votre soirée de gala:

Si vous voulez organiser un Gala sensationnel, assurez-vous de choisir un thème qui sera à la fois amusant et dont le code vestimentaire sera facile à respecter. Ainsi les étudiants trouveront plus facilement des tenues adaptées, ce qui donnera un aspect d’autant plus inoubliable à votre soirée ! Vous pourrez même offrir un prix à l’étudiant le mieux habillé, comme activité de fête amusante.

Alors, allez-vous rester simple et distingué, ou vous lancer dans l’extravagance ? Il existe de nombreuses possibilités pour trouver un thème innovant et unique. Et, quel que soit votre choix, indiquez-le clairement dans votre campagne de communication, afin que vos invités sachent à quoi s’attendre.

Si vous souhaitez avoir plus d’idées de thèmes pour organiser votre gala, vous pouvez consulter cet article.

Le lieu de votre soirée de gala: 

Afin de trouver l’endroit idéal pour votre Gala, vous devrez prêter attention à votre budget, mais aussi aux points suivants :

• Taille : La taille du lieu que vous choisirez dépendra avant tout du nombre d’étudiants que vous souhaitez inviter. Généralement plus votre salle de réception sera grande, plus sa location sera couteuse.
• Emplacement : Vous pouvez décider d’organiser votre événement dans une salle de réception en ville, un vignoble à la campagne … Chaque emplacement a ses avantages et inconvénients. Par exemple, si vous optez pour un endroit proche de votre centre-ville, les étudiants pourront s’y rendre plus facilement, mais sa location sera sans doute plus onéreuse. Par opposition, un lieu plus excentrée sera moins chère, mais vous demandera surement de réserver un service de transports par bus pour y accéder. Vous devrez aussi prendre des précautions pour que les étudiants ne reprennent pas le volant après avoir consommé de l’alcool.
• Installations & Équipements : Pensez aux installations dont vous avez besoin, comme une scène, un système de sonorisation … Vous aurez aussi besoin de tables et de chaises. N’oubliez pas de vérifier minutieusement ce que le lieu de réception propose.
• Restauration : Avez-vous besoin d’une cuisine sur place ou allez-vous faire appel à un traiteur extérieur ? Les boissons des étudiants seront-elles servies au bar ou directement à table ? N’oubliez pas de vérifier la cuisine et le bar de votre salle de Gala avant de la réserver.

Vous l’avez compris, choisir votre salle de réception demande de réfléchir à de nombreux points. Une fois que vous aurez défini le type de lieu qu’il vous faut, inscrivez tous ces éléments dans votre cahier des charges et publiez votre appel d’offres sur Propale. Vous recevrez rapidement des devis adaptés à votre demande.

Le menu & les boissons

S’agira t-il d’un buffet ? D’un apéritif dinatoire réparti sur différentes tables ? Les étudiants mangeront-ils assis ou debouts ?

En fonction du Gala que vous souhaitez organiser et de votre budget, vous choisirez le menu le plus adapté. Si vous optez pour un buffet, vous devrez sûrement faire appel à un traiteur qui cuisinera la quantité de nourriture adéquate. Quant à un apéritif dinatoire, il vous sera plus facile à préparer, mais vous demandera d’y consacrer pas mal de temps si vous le faite vous même.

De plus, votre budget vous permettra aussi de déterminer les boissons que vous proposerez aux étudiants. La encore, c’est à vous de décider si vous leur proposerez du champagne, des cocktails, de la bière … Si vous souhaitez amortir le cout de votre Gala, vous pourriez offrir aux étudiants une ou plusieurs consommation(s) comprise(s) dans leur billet, et leur faire payer ensuite les boissons supplémentaires.

Que ce soit pour du champagne, du vin, de la bière ou d’autres alcools, vous pouvez retrouver de nombreux fournisseurs dans la catégories “boissons” de Propale. N’hésitez pas à publier un appel d’offres afin de comparer les devis.

Les animations

Vous vous demandez comment organiser un gala vraiment mémorable? Mettez le paquet sur le divertissement !

Pour ajouter du piquant à votre événement, gardez à l’esprit votre thème et choisissez des animations uniques et amusantes ! Il peut s’agir d’un artiste surprise ou d’un concert réalisé par une association étudiante de votre université. Vous pouvez aussi choisir d’engager un DJ pour la soirée ou de préparer en amont plusieurs playlists. N’oubliez pas de prévoir différentes animations afin que votre soirée ne manque pas de dynamisme. Vous pouvez être sûr qu’après quelques verres, les étudiants ne manqueront pas de se lever et de danser !

Répartissez vous soigneusement les tâches

Une fois que vous aurez constitué votre équipe et que vous aurez défini le type de gala que vous souhaitez organiser, nous vous conseillons de vous répartir soigneusement les tâches. Cela simplifiera grandement l’organisation du Gala de votre association étudiante. En effet, définir précisément les rôles de chaque organisateur vous permettra d’être plus efficaces, et de suivre facilement l’avancement du projet. Et, vous serez aussi plus réactifs en cas d’imprévu.

Si vous avez une équipe composée de 16 étudiants, vous pourriez choisir de vous répartir les tâches entre différents pôles:

• 2 personnes pour s’occuper de la trésorerie
• 2 personnes pour trouver le lieu adéquat
• 4 personnes pour penser et planifier les divertissements de la soirée
• 4 personnes pour s’occuper du menu & des boissons
• 4 personnes pour gérer la communication autour de l’événement

Cependant, malgré les nombreux volontaires à votre disposition, il pourrait s’avérer contre-productif de constituer des équipes trop importantes. En effet, n’oubliez pas que plus il y’aura d’étudiants qui vous aident à organiser votre gala, plus il vous sera difficile de trouver des créneaux pour vous réunir. De même, en tant que bureau de votre association, vous devrez vous assurer que chaque étudiant est ponctuel et respectueux des deadlines que vous lui avez fixés. Car, dans le cas contraire, cela pourra diminuer la productivité de son pôle. ?

Conclusion:

Maintenant que vous avez pris connaissance de ces 3 conseils, l’organisation de votre soirée de Gala devrait être bien plus facile. Une fois que vous aurez défini clairement vos besoins, vous n’aurez qu’à les publier sur Propale et vous recevrez rapidement des devis adaptés.